ناس كتير بتسأل ليه اشتري نظام ERP؟ وخصوصا ان سعره غالي ما اشتري برنامج حسابات وخلاص؟

للإجابة على السؤال ده لازم يكون لديك خبرة حياتيه كافيه و درايه بالبرامج جيده و تكون شركتك منظمه و صاحب الشركة من النوع اللي بيحب يطور شركته مش بيدور علي الارخص.

ولمزيد من التوضيح الي سيادتكم المقالة التأليه:

لماذا الـ ERP؟

نظام ال ERPهو من النظم الجديدة في برامج المحاسبة للشركات وهو يتلخص ببساطة في توسعة برنامج المحاسبة إلى برنامج شامل، حتى يصبح كل شيء بالشركة مربوط مع بعضه البعض ويتيح المراقبة من خلال ادخال الصلاحيات للأشخاص ويتيح رؤية كاملة ومتخصصة للشركة تساعد الأدارة المهنية المحترفة في عملها بتمكن و احكام و فاعلية و تمرير خططتها بنجاح وقياس مدى نجاحها بسرعة وامكانية تعديل خططتها بكل سهولة وتحديد المسؤوليات ومعرفة الثغرات بكل سهولة ويسر وذلك لإمكانية توفر المعلومات بسرعة و سهولة عالية وامكانية ألقاء النظرة السريعة على أداء الشركة ككل بجميع أقسامها وجميع فروعها وهذا طبعا مفيد جدا للجميع.

لابد ان يتوفر في نظام الـ ERP التالي:

1- قاعدة بيانات واحده لكل الفترات المحاسبية:

وهذا يعطي امكانيه للمدير المالي من عمل مقارنات في القوائم المالية بين السنه الحالية و السنوات السابقه و عمل مؤشرات اداء و للوصول الي اي معلومه سابقه من سنوات سابقه و تحليل مبيعات الاصناف و لفترات مختلفة العملاء.

2- وجود: Work Follow

و هو تدفق البيانات بين الادارات، في انظمة الـ ERP يتم ادخال المستند مره واحده فقط ثم يتم سير هذا المستند بين الادارات

مثال : يتم عمل عرض اسعار للعميل - ثم يتم الموافقة عليه او بعض بنوده , لا يتم تسجيل امر التوريد و لكن يتم اصدار تلقائي لأمر التوريد بناء علي الاصناف و الكميات الموافق عليها في عرض السعر , بعد ذلك هناك طرق عديده لتنفيذ امر التوريد , اما بإصدار طلب صرف الاصناف من المخزن (وهي ايضا خطوه تلقائيه) اذا كان الرصيد يسمح او طلب شراء الاصناف اذا كانت غير متوفرة(اذا كان الرصيد لا يسمح) و ايضا يحدث تلقائيا , و اذا كان الصنف من النوع المصنع (منتج تام) داخل الشركة يتم طلب شراء مكوناته (BOM)( اذا كان الرصيد لا يسمح) او طلب حجز مكوناته (اذا كان الرصيد يسمح) . كل هذه الخطوات تتم تلقائيا بعد عملية الصرف من المخازن و هنا لا يقوم موظف المخازن بعمل اذن صرف , انما فقط عليه استدعاء امر التوريد (طلبية العميل) و سيقوم البرنامج بعمل اذن الصرف بالأصناف و الكميات المطلوبة و يقوم البرنامج بعمل قيد يوميه في الحسابات العامة اذا كانت الشركة تتبع سياسة الجرد المستمر , و بعد ذلك يقوم مندوب المبيعات بعد عملية التسليم بعمل فاتورة مبيعات للأصناف التي تم تسليمها للعميل بالفعل لأنه ربما لا يتم تسليم كافة الاصناف و الكميات مطابقة لأمر التوريد و هنا ايضا يقوم البرنامج بعمل قيد اليومية بناء علي فاتورة المبيعات.
تدفق البيانات من أخطر و اهم المهام المطلوبة من نظام الـ ERP و هذا مجرد مثال بسيط لذلك فان عملية تطبيق و تفعيل نظام الـ ERP تأخذ وقتا من شهر الي 3 اشهر في الشركات المتوسطة.

3- الصلاحيات:

من اهم النقاط لضمان التفعيل الصحيح وهنا يوجد نوعان من الصلاحيات:

• صلاحيات على مستوي الشاشات و هي ان شخص معين له صلاحية العمل علي الموديول (مثال المبيعات) و صلاحيه علي شاشة (فاتورة المبيعات) و تكون الصلاحية: (ادخال - تعديل - حذف - مشاهده – طباعه)
• و هناك نوع اخر من الصلاحيات و هو Record Level Security و هي الصلاحيات علي البيانات المدخلة مثل (فلان له صلاحيه علي مخزن معين او مجموعة عملاء او خزينه او دفتر محدد) بهذه الطريقة لا يستطيع الوصول الي باقي الداتا بالنظام حتي و ان كان له صلاحية العمل علي الشاشة.

4- التقارير:

و التي تعتمد علي تقنيات حديثه مثل ال SSRS و التي يمكن للمستخدم الاستعلام بدون فلاتر ثابته . مثال اريد معرفة مبيعات اصناف مثل (الزبادي+الخيار+التونه) في تواريخ معينه لمجموعة عملاء (احمد و ابراهيم و علي) و لا يوجد تسلسل لاكواد هذه الاصناف او العملاء. ايضا لابد من وجود اليه لتصدير التقارير علي الايميل بشكل تلقائي و امكانية اعطاء صلاحيات علي التقارير و امكانية تصميم اكثر من معاينه لنفس التقرير.

5- امكانيات Drill Down and Drill Through:

والتي تمكن من استعراض تفاصيل رقم معين داخل نفس التقرير او من خلال تقارير اخرى.

6- الاشعارات Notification System :

وهي هامه جدا لمدير الشركة او المديرين بشكل عام لمعرفة ما يحدث بالمنظومة دون اللجوء الي فتح البرنامج او قراءة التقارير

7- ربط الفروع (اون لاين) :

لا يوجد شركه الان ليس لديها فروع , لذلك بدون العمل علي سيستم اون لاين لكل فروع الشركة لا يوجد منظومه.

8- قيود اليومية:

نظام ال ERP يقوم بأنشاء قيود اليومية من جميع الشاشات بشكل تلقائي , لذلك فان المحاسب لن يقوم بعمل قيود يوميه و انما دوره في مراجعة اليوميات و التقارير.

9- مراكز التكلفة:

يتم ربط الايرادات والمصروفات بمراكز التكلفة عن طريق نسب او قيم في الاعدادات و يمكن تغييرها اثناء تسجيل المستند.

10- الاحتواء:

حيث ان كل اداره في الشركة يقابلها موديول في منظومة الـ ERP .

11- التدريب والتطبيق والدعم الفني:

يعتبر خدمة ما بعد البيع والتدريب والتطبيق من اهم النقاط لإنجاح المنظومة. وكل هذه المميزات السابقة وأكثر يتم توفيرها من خلال أنظمة ديوان سوفت المحاسبية (ERP SYSTEM) لمختلف القطاعات والمجالات.